Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Energieversorgung (Strom, Gas, Wasser, Fernwärme, etc.)
Mitarbeitende: rund 1.200
Standorte: Nord- und Ostdeutschland
Projekt: Digitalisierung des Posteinganges mit Pilot-Abrechnungsprotokollen
Lösungskomponenten: SAP, Kodak Capture Pro, doc|2|ERP
Realisierungszeitraum: Juli – November 2012 

Ausgangssituation

Der große Energieversorger in Norddeutschland bedient mehrere zehntausend Kunden. Die Abnehmer sitzen sowohl vor Ort, am Stammsitz des Anbieters, als auch in anderen Bundesländern, bei weiteren Energieversorgern im Konzernverbund. Für das gesamte Dienstleistungsunternehmen gilt es regelmäßig die Zählerstände zu erfassen und den Posteingang zu verwalten.

Zielsetzung und Lösung

Ziel des Kunden war und ist es, neben der Vielzahl der schriftlichen Ableseprotokolle die gesamte Eingangspost effizienter zu erfassen und auswerten zu können. Der Energieversorger ließ sich zu diesem Zweck eine individuelle Lösung auf der Basis von SAP entwickeln. Die Dokumente werden dazu zunächst eingescannt, in das Arbeitsablaufmodell von SAP eingespeist und von dort per Workflow-Funktion automatisch an die zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet.

Als Scan-Software wird dabei Kodak Capture Pro eingesetzt. Die Software unterstützt Scanner aller marktüblichen Hersteller und bietet vielfältige Umsetzungsmöglichkeiten. Für die Übergabe an das SAP-System kommt doc|2|ERP von advice IT ins Spiel. Als Bindeglied zwischen Scan-Software und SAP ermöglicht es die revisionssichere Ablage im digitalen Archivsystem und zugleich die Verknüpfung der Dokumente mit SAP. Zudem unterstützt es den dezentralen Ansatz beim Scannen: Über doc|2|ERP können Scanner an verschiedenen Standorten an das zentrale SAP-System angeschlossen werden. Auch die einfache Lizenzierung hat den Nutzer überzeugt: Er zahlt eeinmalig für die jährlich maximale Anzahl an Dokumenten, die an das SAP-System übergeben werden – egal, an welchem Standort das Dokument erfasst wird.

Ein weiteres Nutzungsmerkmal (Feature) der erweiterten Version („advanced Version“) von doc|2|ERP ist in diesem Projekt wichtig: Die Vergabe von Stichworten zu den jeweiligen Dokumenten bei SAP. Schon beim Scannen werden vom Scan-Personal zu jedem Dokument einige Werte eingegeben. Sie bestimmen den weiteren Verlauf des Arbeitsflusses (Workflows) im SAP-System und gestalten die Arbeit effizienter.

Ergebnis

Der norddeutsche Energieversorger hat mit Unterstützung von advice IT wiederkehrende Abläufe und Prozesse automatisiert: Das Erfassen der Ableseprotokolle und der Eingangspost erfolgt effizient und optimal ausgerichtet auf die Auswertung und Weiterbearbeitung. Die standardisierten Arbeitsabläufe bedeuten für den Nutzer eine nicht unerhebliche Zeit- und Kostenersparnis.