Digitaler Posteingang

Die digitale Verarbeitung und Verteilung des Posteingangs sorgt mit einem hohen Automatisierungsgrad für eine effiziente Ressourcenauslastung und Reduzierung der Bearbeitungszeit in Ihrem Unternehmen. So wird die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert und das tägliche Dokumentenchaos verringert. advice IT berät und unterstützt Sie umfassend beim Einstieg in das papierarme Büro.

„Unser digitaler Posteingang ist täglich eine große Entlastung bei der Erfassung von Briefen, Dokumenten und Nachrichten von unterschiedlichsten Kommunikationskanälen.“
Welche Vorteile bietet ein digitaler Posteingang?

Mit der Einführung eines digitalen Posteingangs werden Verarbeitungsprozesse in Ihrem Unternehmen optimiert sowie die Servicequalität deutlich gesteigert. Mitarbeiter werden von langwieriger Bearbeitungszeit befreit und können sich besser auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren. Dies trägt zu einer erhöhten Kundenzufriedenheit bei, da auf die Anliegen der Kunden schneller und qualifizierter reagiert werden kann.

Wann lohnt sich die Umstellung auf den digitalen Posteingang?

Die Umstellung auf den digitalen Posteingang lohnt sich immer dann,

  • wenn Ihr Unternehmen, unabhängig von der Branche und Größe, die Vielzahl der eingehenden Dokumente zeitsparender und qualitätsbewusster bearbeiten möchte.
  • wenn der Kundenservice verbessert werden soll.
  • wenn Prozesse verschlankt, beschleunigt oder automatisiert werden sollen.
  • wenn Kosten eingespart werden sollen.
Welche Leistungen bietet advice IT bei der Digitalisierung des Posteingangs?

Die Realisierung eines Projektes erfolgt grundsätzlich in drei Schritten:

Schritt 1
Zunächst werden Sie intensiv durch advice IT beraten. Hier werden die Dokumentarten analysiert und zugehörige Prozesse besprochen. Anschließend wird ein Soll-Konzept erstellt, nach welchem die Umsetzung erfolgt – advice IT achtet dabei auf einen möglichst hohen Automatisierungsgrad.

Schritt 2
Basierend auf einem Standard-Produkt erhalten Sie ein für Ihre Anforderungen individuell angepasstes System, welches advice IT in Ihre führenden IT-Systeme, z.B. ERP, FiBu, CRM oder DMS, implementiert.

Schritt 3
Nach erfolgreicher Implementierung und Testphase erfolgt nach der produktiven Inbetriebnahme eine laufende Betreuung, die Weiterentwicklung des Systems und der Support bei allen Fragen rund um Ihr Produkt durch advice IT.

Passt das zu implementierende Produkt zum bestehenden System?

Da es sich bei der eingesetzten Software um ein Standard-Produkt handelt, das von advice IT individuell konfiguriert wird, kann das Produkt in jedes IT-System integriert werden – egal, ob SAP oder Non-SAP.

Wie funktioniert die digitale Erfassung und Verarbeitung des Posteingangs?

Zunächst werden eingehende Papierdokumente gescannt und automatisch an das Posteingangs-System geleitet. Digitale Dokumente wie E-Mails, Fax, SMS oder Facebook-Postings werden direkt in das System importiert. Bei der darauffolgenden Klassifizierung werden die jeweiligen Dokumentarten vollautomatisch erkannt und das Dokument wird inhaltlich analysiert. Anschließend wird das Dokument inkl. der zugehörigen Daten an den jeweiligen dokumentspezifischen Prozess bzw. Workflow übergeben.

Welche Unterstützung bietet advice IT nach Einführung des digitalen Posteingangs?

Nach Implementierung des Systems steht advice IT Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Sei es die Umsetzung von neuen Anforderungen, laufende Optimierung des Systems sowie Software-Pflege oder der Support bei System-spezifischen Anfragen – advice IT unterstützt Sie als langfristiger Partner in allen Fragen des digitalen Posteingangs!

Diese Kunden profitieren bereits von einem digitalen Posteingang: