DMS/ECM

Mit Umstellung auf ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise-Content-Management (ECM) verwalten Sie alle Dokumente und Daten kostensparend und effizient an einem zentralen Ort. Der unternehmensweite Zugriff ermöglicht durch eine parallele Bearbeitung die Einsparung langer Durchlauf- und Prozesszeiten. Zudem können z.B. datenschutzrechtliche Vorgaben zur Erfassung und Speicherung von Daten mit Einsatz eines DMS/ECM automatisch eingehalten werden.

Die Umstellung auf ein DMS/ECM lohnt sich immer dann,

• wenn Sie in Ihrem Unternehmen Prozesse optimieren und somit Produktivität und Arbeitsqualität erhöhen möchten.
• wenn eine hohe Auskunftsfähigkeit und Transparenz gewünscht sind.
• wenn es zu viele Papier-Ablagen und File-Systeme gibt.
• wenn Ihre Mitarbeiter überlastet sind.
• wenn Kosten eingespart werden sollen.

Zunächst werden Sie intensiv hinsichtlich Ihres Bedarfs und Ihren Anforderungen durch advice IT beraten. Hier werden zukünftige digitale Akten und Prozesse skizziert und in einem Soll-Konzept dokumentiert. Basierend auf einem Standard-Produkt erhalten Sie ein auf Ihre Anforderungen individuell angepasstes System, welche advice IT in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert. Nach erfolgreicher Implementierung und Testphase erfolgt nach der produktiven Inbetriebnahme eine laufende Betreuung, die Weiterentwicklung des Systems und der Support bei allen Fragen rund um Ihr Produkt.

Da es sich bei der eingesetzten Software um ein Standard-Produkt handelt, das durch advice IT individuell konfiguriert wird, kann das Produkt in jedes IT-System implementiert werden – egal, ob SAP oder Non-SAP. Über diverse Standard-Schnittstellen und Konnektoren wird das DMS/ECM in beliebige Anwendungen integriert, so dass z.B. ein bestimmtes Dokument aus dem ERP-System heraus mit nur einem Klick angezeigt wird.

Ihr individuell konfiguriertes Standard-Produkt importiert beliebige Dokumente und sortiert diese vollautomatisch in die dafür vorgesehenen elektronischen Akten ein, z.B. Kunden-, Projekt-, Vertrags- oder Personalakte. Es entsteht eine einheitliche Plattform für unternehmensweiten Zugriff, welche auch Projekt- oder Team-Räume ermöglicht.

Dokumente werden über moderne Clients – auch browserbasiert, per Mobile Device, über Office-Integrationen oder per Integration in bestehende SAP- und Non-SAP-Anwendungen – gefunden und angezeigt. Darüber hinaus ist ein Workflow-Tool enthalten, über welches Prozesse gesteuert und optimiert werden können.

Nach Implementierung des Produktes steht advice IT Ihnen nachhaltig mit Rat und Tat zur Seite. Sei es die Umsetzung von neuen Anforderungen, laufende Optimierung des Systems sowie Software-Pflege oder der Support bei System-spezifischen Anfragen – advice IT unterstützt Sie als langfristiger Partner in allen Fragen zu Ihrem DMS oder ECM!