Zentraler Rechnungseingang mit smart INVOICE SAP

Die innogy SE ist einer der führenden europäischen Energieversorger und Vorreiter für die Erzeugung von Strom aus erneuerbaren Energien.

„Wir schätzen advice IT als flexiblen, kompetenten und verlässlichen Partner, der termin- und budgettreu unsere Erwartungen übertrifft.“
André Knoth, Teamleiter DMS, innogy SE

Unser Kunde auf einen Blick: innogy SE

Branche
Energieversorgung
rd. 22.000.000
Kunden
rd. 43.000
Mitarbeiter
rd. 37 Mrd. €
Umsatz/Jahr

Zentrales OCR-System für das DMS-Team der innogy IT

Vor der Umstellung auf die digitale Rechnungsverarbeitung hatte die innogy SE mehrere verschiedene dezentrale Anwendungen in Betrieb (Scannen, Beleglesung/OCR, Schnittstellen), die im DMS-Team in Bezug auf die Anwendungs- und Anwenderbetreuung für großen Aufwand sorgten. Ziel war es nun, die Abrechnung der Leistungen zu vereinfachen und transparenter zu halten.

Idee

Analog zur Umstellung auf servicebasierte Leistungserbringung und -abrechnung soll ein zentrales OCR-System aufgebaut werden:

  • Nutzung einer zentralen Scan- und Capture-Infrastruktur zur Digitalisierung und Weiterverarbeitung von Belegen
  • Konsolidierung und Aufwertung der vorhandenen Systeme soll Funktionen bis hin zu digitalen Poststellen zur Verfügung stellen
  • Ausweitung der OCR-Nutzung (z.B. Digitale Poststelle)

Das Projekt

  • 650.000 Rechnungen/Jahr auf Papier oder als PDF
  • Automatische Verteilung auf 4 SAP-Systeme, ca. 430 Buchungskreise
  • Webbasierte Nachbearbeitung in Trier, Köln und Krakau
  • Implementierung eines Rückkanals, im Fall der nicht korrekten Zuordnung des Buchungskreises
  • Übergabe an individuelle SAP-Workflows
  • Implementierung einer Vollständigkeitskontrolle
  • Protokollierung pro Dokument
  • Pflege einer eindeutigen Dokumenten-ID bis zur Übergabe an SAP
  • Laufende Betreuung, Erweiterung und Optimierung

Herausforderungen

  • Zeitraum von Projektstart bis Produktivstart am 01.03.2018: 5 Monate (Ist-Analyse, Konzept, Systemaufbau, Schnittstellenprogrammierung, Tests, Schulungen, Rollout)
  • Individualentwicklungen: SAP-Anbindung, Vollständigkeitsdatenbank
  • Dynamischer Anforderungsprozess: während der gesamten Projektlaufzeit kamen neue Anforderungen hinzu
  • Anwenderschulungen vor Ort in Deutschland und Polen

Warum insiders smart INVOICE SAP?

  • Standardprodukt
  • Einfache Konfiguration
  • Zuverlässiges Auslesen von Kopf,- Fuß- und Positionsdaten
  • Selbstlernendes System
  • Internationalität
  • Hohe Datenqualität
„Wir nutzen smart INVOICE für die Optimierung des zentralen Rechnungseingangs. Unser Shared Service Center verarbeitet damit Kreditorenrechnungen für mehrere hundert Konzerngesellschaften in Europa. Individuelle Anforderungen, wie z.B. einen stark angepassten RFC-Export, ließen sich durch unseren Partner advice IT reibungslos umsetzen. Für die Zukunft streben wir eine kontinuierliche Prozessverbesserung an, die smart INVOICE durch das automatische Lernen wirkungsvoll unterstützt. Außerdem wollen wir das System auch über die Rechnungsverarbeitung hinaus einsetzen. Ein Projekt zur Einführung einer unternehmensweiten digitalen Poststelle mit automatischer Beleggutklassifikation ist bereits gestartet.“
André Knoth, Teamleiter DMS, innogy SE
Weitere Referenzen ansehen?
Details zur Leistung erfahren?
Rechnet sich die digitale Rechnungsverarbeitung auch für Ihr Unternehmen?
Finden wir es gemeinsam heraus!
Jetzt unverbindlich anfragen!