Verfahrensdokumentation nach GoBS

Original und digital archiviertes Dokument müssen übereinstimmen. Und Sie müssen das beweisen.

Sie archivieren rechtlich verbindliche oder prüfungsrelevante Dokumente? Dann müssen Sie belegen können, dass die archivierten Dokumente mit den Originalen übereinstimmen. Beim Erfassen und Speichern dürfen weder Verluste noch Manipulationen möglich sein. Änderungen (Revisionen) müssen nachvollziehbar sein. Das ist „Revisionssicherheit“.

Unternehmen werden durch die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) verpflichtet, den Nachweis zu führen, dass die entsprechenden Vorschriften befolgt werden. Dazu eignet sich eine Verfahrensdokumentation. Die Inhalte leiten sich u. a. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und weiteren Steuervorschriften ab:

  • Vollständigkeit
  • Ordnungsmäßigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • nur autorisierten Zugriffe
  • Einhaltung entsprechender Aufbewahrungsfristen

Allerdings fehlen verbindliche Vorgaben über das „Wie“ und die Details dieser Dokumentation. Vielmehr wurden vom Gesetzgeber eher allgemeine Anforderungen definiert. Letztlich sollen Sie sicherstellen, dass unabhängige, „verständige“  Dritte anhand der Unterlagen den ordnungsgemäßen Einsatz einer Archivlösung überprüfen können. Zu dokumentieren sind deshalb zusätzlich:

  • Entstehung der Dokumentation
  • Indizierung
  • Speicherung
  • eindeutige Wieder-Auffindbarkeit aller Daten
  • Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Reproduzierbarkeit

Die Bedeutung der Verfahrensdokumentation wird häufig unterschätzt, gerade weil die gesetzlichen Vorgaben den Umfang und Aufbau einer solchen Dokumentation nicht definieren.

Nicht nur für Behörden interessant. Eine gute Verfahrensdokumentation kann mehr.

Nicht nur Betriebs- und Wirtschaftsprüfer bestehen von Gesetzes wegen auf einer guten – sprich nachvollziehbaren und vollständigen – Verfahrensdokumentation.

Die Dokumentation kann auch hervorragend als Grundlage bei der Einarbeitung neuer (IT-) Mitarbeiter dienen und damit den erfahrenen Mitarbeiter wertvolle Zeit bei der Ausbildung sparen. Sie kann auch als Grundlage von Konzepten zur Erweiterung Ihrer Systemlandschaft dienen, denn sie stellt eine stets aktuelle Ist-Analyse dar.

Ebenfalls geeignet ist die Verfahrensdokumentation, wenn Banken, etwa im Rahmen von Basel II, Nachweise bzgl. der Qualität und Sicherheit einer IT-Infrastruktur verlangen. Damit nicht genug: Unternehmen, die die eigene IT-Infrastruktur gegen bestimmte Schäden versichern wollen, müssen ebenfalls eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation vorlegen. Sie eignet sich für sensible Teilbereiche der IT hervorragend als Nachweis.

Fazit: Der Aufwand für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation wird fast immer mehrfach belohnt.

Die Verfahrensdokumentation gehört zur Einführung einer digitalen Archivierung –zumindest bei advice IT.

advice IT konzipiert Projekte zur Einführung digitaler Archivierung und implementiert entsprechende Lösungen. Die Dokumentation gehört für uns immer dazu. Bei Inbetriebnahme der Lösung erhalten Sie umfassende Dokumentation; gerne bieten wir Ihnen hierbei auch die Verfahrensdokumentation an, die wir bereits während der Einführungsphase beginnen können. Der Vorteil für Ihr Unternehmen ist, dass die Dokumentation sofort vorliegt und nicht erst nachträglich (und dann immer mit höherem Aufwand!) verfasst werden muss – vielleicht sogar erst, wenn das Fehlen durch Prüfer bemängelt wird.

Doch auch nachträglich kann advice IT gemeinsam mit Ihnen gültige Verfahrensdokumentationen erstellen – gerade weil wir über umfangreiche Erfahrungen bei der digitalen Archivierung verfügen. Zudem ist advice IT nicht an einen bestimmten Hersteller gebunden, sodass uns viele Anwendungen und Lösungen bestens vertraut sind. So können wir effizient die Verfahren analysieren und dokumentieren.

advice IT erstellt Verfahrensdokumentationen nach einem bewährten Vorgehensmodell.

Eine Verfahrensdokumentation ist immer unternehmensspezifisch und muss unbedingt „pflegeleicht“ sein. Denn die Dokumentation hat eine zeitliche Dimension und muss laufend fortgeschrieben werden. Eine einmalige Testierung oder Zertifizierung von Herstellern oder Prüfern ist nicht ausreichend.

Die Verfahrensdokumentation entsteht in drei Schritten: Analyse, Umsetzung und laufende Pflege. Die Analyse beginnt für uns immer mit einem Workshop. Danach sehen Sie klar, ob Sie die Verfahrensdokumentation selber oder mit einem Dienstleister erstellen sollten – oder ob Sie sie vielleicht gar nicht benötigen. Zur weiteren Analyse gehören ein Review der bereits vorhandenen Teildokumentationen und die Betrachtung aller relevanten Geschäftsprozesse und deren Abbildung in der Datenverarbeitung.

Die Umsetzung der Dokumentation folgt dem Bedarf, den die Analyse ermittelt hat. Der Arbeitsaufwand kann sehr unterschiedlich sein, denn neben einer Beschreibung der eigentlichen Abläufe müssen zwingend die internen Kontrollmechanismen beschrieben

Bleiben Sie up to date

advice IT entwickelt für Sie während der Umsetzung auch immer eine Methodik zur dauerhaften Pflege der Verfahrensdokumentation. Wir dokumentieren mit Ihnen die relevanten Prozesse, auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Dabei zeigt sich, dass die Verfahrensdokumentation keineswegs ein reines „IT-Projekt“ ist. Denn alle Beteiligten müssen die Verfahrensdokumentation „leben“ – nur so bleibt sie aktuell, und nur so erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen.