Verband Norddeutscher Wohnungsunternehmen vnw

Optimale ECM-Erweiterung für großen Wohnungsunternehmensverband

Die wichtigsten Daten im Überblick

Auftraggeber:  Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen
Branche: Verbandswesen
Mitarbeitende: rund 70
Mitglieder: rund 300
Standorte: in Hamburg, Kiel und Schwerin
Projekt: Erweiterung des bestehenden ECM um Vertragsmanagement
Lösungskomponenten: nscale Cockpit Client und Mobile Client (CEYONIQ Technology GmbH)
Realisierungszeitraum: Oktober 2012 – Januar 2013 

Neue Vertragsverwaltung inklusive Fristenverfolgung und mobilem Zugriff

Ein genossenschaftlicher Verband mit über hundertjähriger Geschichte, rund 300 Mitgliedern und drei Standorten – das stellt besonders im Bereich der Vertragsverwaltung eine Herausforderung dar. Nachdem die organisatorischen Prozesse im Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V. bereits auf einem aktuellen Enterprise-Content-Management basierten, galt es, auch die Verwaltungsstrukturen im Vertragswesen zu modernisieren. Die advice IT setzte eine individuelle Lösung aus dem Hause CEYONIQ um, die alle drei Standorte und Bestände umfasst und damit Risiken und Kosten minimiert.

Der Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen – kurz VNW – wurde im Jahr 1900 in Kiel gegründet. Heute hat das Unternehmen seinen Hauptsitz in Hamburg. Mit 300 Verbandsmitgliedern in Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern setzt sich der VNW in der Wohnungswirtschaft für die Erhaltung und Schaffung bezahlbaren Wohnraums und eine bedarfsgerechte Quartiers- und Stadtentwicklung ein. Als Interessenvertretung macht sich der Verband für klare Entwicklungsziele und ökonomische, soziale und ökologische Nachhaltigkeit in der Landesplanung stark. Rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mittlerweile für den VNW in Hamburg und in den beiden Geschäftsstellen in Kiel und Schwerin tätig.

Starker Anstieg der Vertragsbeziehungen

Die Zahl der Vertragsbeziehungen ist beim VNW in den vergangenen Jahren kontinuierlich angestiegen. Aufbewahrt werden die Verträge an verschiedenen Standorten. Im Laufe der Jahrzehnte ist ein großes Vertragsarchiv gewachsen, das bis in das Jahr 1920 zurückreicht. „Wir mussten Lücken schließen in unserer internen Organisation“, erklärt Andreas Thal, Leiter der Verwaltung beim VNW, „die Nachverfolgung von Verträgen und die Einhaltung von Fristen war übergreifend nicht mehr strukturiert möglich.“

Überblick über gesamten Vertragsbestand notwendig

Um den Überblick über den gesamten Vertragsbestand zu behalten und keine Fristen zu versäumen, sollte ein modernes System für Vertragsmanagement eingeführt werden. Die advice IT machte darauf aufmerksam, dass sich Enterprise-Content-Management-Systeme (kurz ECM, Management-Systeme für Unternehmensinhalte) wie das bereits beim Verband vorhandene System von CEYONIQ auch zum Management von Verträgen eignen. „Eine Referenz hat uns dann endgültig überzeugt“, so Thal, „bei uns galt es, die Anforderungen eines seit weit über hundert Jahren bestehenden Verbandes mit allen seinen Besonderheiten in das Projekt einzubinden.“ Diese Anforderungen ermittelte advice IT in einem Workshop vor Ort, in dem gemeinsam Lösungsansätze als Grundlage für ein fundiertes Konzept entwickelt wurden.

ECM um Vertragsmanagement erweitert

„Für uns war eine Fristenerinnerung und Nachverfolgung von aktuellen und laufenden Verträgen von immenser Bedeutung, mit allen Zahlungsterminen, exakten Zeitpunkten für Neuverhandlungen, Kündigungen oder Ausschreibungen und allen weiteren wichtigen Informationen“, begründet der Verwaltungsleiter, „das alles muss auf eine gute Basis gestellt sein, sauber durchdekliniert und nachverfolgt werden, dieser Bereich birgt enorme Risiken und Kosten“. Automatische Vertragsverlängerungen ohne Prüfung und Wahrnehmung des Kündigungsrechts oder einer Neuverhandlung könnten sich zu Ungunsten des Wohnungsunternehmensverbands auswirken.

Erinnerungsfunktion für Fristen und Termine

Der neue „Cockpit Client“ von CEYONIQ verfügt über eine Erinnerungsfunktion, die per Mail auf Fristen aufmerksam macht. Per „Erinnerungs-Mail“ werden wichtige Termine in einen Wiedervorlage-Modus gestellt: Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung, die ihn an den Vorgang erinnert. Damit ist das Versäumen von Terminen weitgehend ausgeschlossen.

Volltext-Erschließung für alle Verträge

Eine Arbeitserleichterung bringt auch die Volltext-Erkennung für alle Verträge – einschließlich einer optischen Zeichenerkennung für gescannte Dokumente. Begriffe oder Formulierungen und damit entsprechende Text- passagen, beispielsweise zu Vertragsstrafen oder Klauseln, lassen sich über die Eingabe sehr schnell – quasi auf Knopfdruck – finden.

Zugriff über mobile Kommunikationsgeräte

Von großem Nutzen für den VNW ist auch der neu geschaffene mobile Zugriff auf das Vertragsmanagement. Die auf unterschiedliche Standorte verteilten Verträge können über mobile Geräte wie Tablet-Computer oder Smartphones jederzeit und überall eingesehen werden. Dazu dient eine entsprechende App des Herstellers für iOS von Apple wie für Android-Geräte. „Auf diese Weise sind alle Vertragsunterlagen für Führungskräfte des Wohnungsunternehmens stets griffbereit“, betont Martin Meyer, Projektleiter bei advice IT, „dieser mobile Zugriff ist eine neuentwickelte Anwendung von CEYONIQ, die Umsetzung bei der VNW war für uns eine Premiere.“

„Auf jeden Fall eine gute Investition“

Beim Verband norddeutscher Wohnungsunternehmen e.V. zeigt man sich „rundum zufrieden“ mit der ECM-Erweiterung. „Bei der Lösung wurden die Anforderungen und Inhalte auf unser Unternehmen zugeschnitten, die Umsetzung von Seiten der advice IT war fachlich hochkompetent “, resümiert Andreas Thal, „das war eine gute Zusammenarbeit.“ Bezahlt macht sich das neue Vertragsmanagementsystem aus Sicht des Verwaltungsleiters schnell: „Schon ein mittelgroßer Vertrag, bei dem wir einen Fristablauf rechtzeitig berücksichtigen, kann unsere Implementierungskosten kompensieren. Auch wenn das nicht exakt zu beziffern ist, war das auf jeden Fall eine gute Investition.“