Stadtwerke Krefeld AG

13 Millionen Dokumente migriert – abfallwirtschaftliches System TRAS angebunden

Synergien schaffen und Altlasten überwinden – SWK STADTWERKE KREFELD AG konsolidieren mit advice IT ihre DMS-Systeme auf neuer Plattform

Der Bereich der deutschen Ver- und Entsorgungsunternehmen ist in Bewegung. Die örtlichen Stadtwerke wandeln sich zu Konzernen und müssen sich als nationale „Player“ in liberalisierten Märkten behaupten. Kooperationen, Fusionen und auch Unternehmenskäufe nehmen zu.

Um für die Anforderungen eines „Dienstleisters im Konzern“ gerüstet zu sein, hat sich die IT der SWK STADTWERKE KREFELD AG frühzeitig neu aufgestellt und eine durchgängige Strategie mit zentralen, hochverfügbaren Serverkomponenten für alle Systeme entwickelt und umgesetzt.

Lange Zeit bildete dabei das Archivsystem ein Hindernis. Georg Beran, Leiter Produktion IT bei der SWK:

„Unser Wunsch, die vorhandene Hardware (Server, SAN, Libraries) für das Archivsystem zu nutzen, wurde von unserem bisherigen Archivhersteller eher zurückhaltend aufgenommen. Es ging einfach nicht voran, während sich inzwischen die Performance-Probleme bei den Anwendern häuften.“

Siegmar Merkus, Leiter Entwicklung IT bei der SWK, ergänzt:

„Um uns mit dem sehr unübersichtlichen Markt für ECM-Systeme fundiert beschäftigen zu können, wollten wir den Rat eines neutralen Dritten mit sehr guten Marktkenntnissen hinzuziehen. Unsere Wahl fiel auf advice IT.“

In den folgenden Wochen wurde das Krefelder Archivssystem von advice IT gründlich im Rahmen einer IST-Analyse unter die Lupe genommen. Zugleich wurden die aktuellen Anforderungen der SWK ermittelt und in einem SOLL-Konzept festgehalten. Auf dieser Grundlage führten die SWK eine Neuausschreibung des Systems durch.

Siegmar Merkus:

„advice IT hat uns vor allem durch die fundierten DMS-Kenntnisse geholfen. Darüber hinaus war aber für uns entscheidend, dass advice eine wirklich unabhängige Position eingenommen hat. Die klare Fokussierung auf die langfristige Kundenzufriedenheit hat uns beeindruckt und überzeugt.“

So war es auch klar, dass die Einführung des neuen Systems gemeinsam mit advice IT angepackt wurde. 8,6 Millionen Altdokumente waren innerhalb kürzester Zeit im laufenden Betrieb zu migrieren und ihre Verstichwortung originalgetreu in das neue System zu übernehmen. Dazu waren die alten Archivclients auf über 150 Plätzen durch neue abzulösen und die Masken und Trefferlisten im neuen System möglichst dem gewohnten Aussehen des Altsystems nachzuempfinden. Parallel zur Umstellung wurde mit Unterstützung der advice IT eine Verfahrensdokumentation zum Nachweis der revisionssicheren Archivierung angefertigt.

Georg Beran:

„Das war insgesamt eine der geräuschlosesten Systemeinführungen, die wir je erlebt haben. Besonders beeindruckend, wie schnell das ganze produktiv war.“

Auch für die Nachfolgeprojekte griff die SWK auf advice IT zu. So war nach Übernahme einer neuen Konzerntochter deren Altarchiv ebenfalls abzulösen. Innerhalb weniger Monate wurden dabei nicht nur ca. 4 Millionen Altdokumente migriert und die Archivierung unter SAP umgestellt, sondern auch diffizile Anbindungen an die führenden Systeme außerhalb SAP originalgetreu abgebildet. So mussten am Stichtag nur noch einige Scanplätze umgestellt und ein neues Anzeigeprogramm verteilt werden.

Damit sind nun viele weitere User an unterschiedlichen Standorten in das bei der SWK gehostete Archivsystem eingebunden. Die vor Jahresfrist auf Grundlage des SOLLKonzeptes geschaffene Infrastruktur hat sich dabei erneut bestens bewährt. Die SWK wird auch weiter im Rahmen eines flexiblen Kontingentes durch advice IT unterstützt.