Ostfriesische Teegesellschaft

Produktionsunterstützung durch DMS in der Fertigungsindustrie

Starke Marken und moderne IT – Erfolgsrezept für Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG und advice IT

Mit ihren Marken Meßmer, Milford und Onno Behrends hat die Ostfriesische Tee Gesellschaft eine Spitzenposition im deutschen Teemarkt. Die Ursprünge des Hauses, das auf eine über 100jährige Tee-Erfahrung zurückblicken kann, liegen in Ostfriesland, der deutschen Teeregion. Heute ist daraus ein moderner Konzern mit 1.600 Mitarbeitern und 550 Millionen Euro Jahresumsatz geworden. Unter dem Dach der „Laurens Spethmann Holding Aktiengesellschaft & Co.KG“ wurde die Ostfriesische Tee Gesellschaft Laurens Spethmann GmbH & Co. KG und die Schneekoppe GmbH & Co.KG mit weiteren starke Marken aus dem Bereich „gesunde Ernährung “, wie Schneekoppe, Veelmann und Huxol zusammengefasst.

In der Konzernzentrale in Seevetal bei Hamburg werden schon seit 1994 viele kaufmännischen Ausgangsbelege vor Ort digital archiviert. Im Frühjahr 2000 war dann eine kritische Situation zu bestehen, als das verwendete Archivsystem abgekündigt wurde. Bei der Suche nach einem geeigneten Nachfolgesystem fiel die Wahl auf die damalige CE AG (heute: CEYONIQ). Thorsten Mamerow, in der Unternehmens-IT für die Archivierung verantwortlich, erinnert sich:

„Schon damals haben uns die Berater, die später die advice IT gründeten, durch Ihre kompetente und ehrliche Art überzeugt. Die „Chemie“ im Team stimmte einfach, und die Ablösung des komplexen Systems verlief erstaunlich schnell und reibungslos. Vor allem hat uns beeindruckt, dass sie sich die Sorgen des Kunden wirklich zu eigen gemacht und Verantwortung übernommen haben. Über die Jahre ist ein gegenseitiges Vertrauensverhältnis gewachsen, das man so leider selten findet.“

In den folgenden Jahren wurde das DMS Stück für Stück ausgebaut und modernisiert. Kernstück ist die maßgeschneiderte Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Zusammenspiel von Archivsystem und ERP-Anwendung. Thorsten Mamerow:

„Aus dem Nebeneinander unseres AS/400-basierenden ERP-Systems mit dem Archiv wurde ein Miteinander, das große Zeit- und Kostenvorteile bei der Rechnungsbearbeitung gebracht hat. Die Integrationslösung ist genau auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten und erleichtert den Kollegen in der Buchhaltung ihre Arbeit wesentlich. Auch das Update auf Windows 2000 und die neue Clientversion des CEYONIQ-Archivsystems wurde durch die advice-Mitarbeiter professionell und zügig durchgeführt.“

Besonders die kostengünstige Betreuung über Remote-Zugriffe per ISDN hat sich als echter Pluspunkt in der Zusammenarbeit mit advice IT erwiesen. Nachdem die grundlegenden Infrastrukturen geschaffen und ausgereift sind, können fast alle Ergänzungs- und Veränderungsmaßnahmen über Fernwartung vorgenommen werden. Das spart Zeit und Reisekosten und verkürzt die Reaktionszeiten.

So wurde auch das neueste „Kind“ des Archivteams komplett via ISDN aus der Taufe gehoben: Das Vertragsarchiv. Die zahlreichen Verträge des Konzerns werden stets aktuell digital archiviert und stehen damit jederzeit den Verantwortlichen auf Knopfdruck zur Verfügung. Mehr noch: Per eMail erinnert das System den zuständigen Bearbeiter an anstehende Wiedervorlage-Termine. Sabine Mohr, Verantwortliche im Bereich Recht:

„Durch die praxisgerechte Archivlösung haben wir erstmals eine wirklich handhabbare Übersicht bestehender Verträge. Trotzdem ist die Vertraulichkeit der Verträge zuverlässig gewahrt. Zudem lässt die Aufbereitung der Archivdaten verschiedene Auswertungen zu – Informationen, die wir früher mühselig zusammensuchen mussten. Besonders wichtig ist die Neuerung der „Erinnerungsmail“ – kein Termin rutscht mehr durch.“

Ein ausgefeiltes, klares Berechtigungssystem sorgt dafür, dass jeder Mitarbeiter genau die Verträge einsehen kann, für die er zuständig ist. Die von advice IT entwickelte, auf Standard-Tools basierende „Erinnerungsmail“ enthält alle wichtigen Informationen zum anstehenden Vertrag auf einen Blick und verweist auf die Fundstelle im Archivsystem.