Auf die Produktion konzentrieren

Rechnungseingangsbearbeitung mit Invoice CENTER für SAP

Rechnungen, Rechnungen, Rechnungen: Bei 100.000 zum Teil sehr komplexen Eingangsrechnungen pro Jahr vertraut die Nölke-Gruppe mit ihren Unternehmensbereichen Heinrich Nölke GmbH & Co. KG und Frischdienst Union GmbH inzwischen auf ein System zur automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung und erleichtert sich damit diesen kontrollintensiven, sensiblen Geschäftsprozess wesentlich. Schließlich möchte man sich im Unternehmen lieber auf die Produktion und den Vertrieb leckerer Wurst- und Fleischwaren konzentrieren, als viel Zeit in die zwar notwendige, aber bei manueller Bearbeitung sehr zeitintensive Rechnungseingangsbearbeitung zu investieren.

Der Anwender

1924 gegründet gehört die Heinrich Nölke GmbH & Co. KG heute zu den führenden Wurst- und Fleischwarenproduzenten in Deutschland. Die Nölke-Gruppe arbeitet mit bundesweit vier Produktionsbetrieben an drei Standorten und hat auch eine Tochtergesellschaft in Polen. Der Zentralstandort des Unternehmens ist in Versmold. Hier arbeiten allein 880 der insgesamt 1.350 in Deutschland beschäftigten Mitarbeiter. Nölke ist ein Unternehmen, das durch sein kundenorientiertes, verantwortungsvolles und wirtschaftliches Handeln den langfristigen Erfolg sichert. Nölke führte 1968 als erstes Unternehmen Geflügelwurst auf dem deutschen Markt ein und schreibt damit eine Erfolgsgeschichte: Mit der Marke Gutfried ist das Unternehmen Marktführer im Segment Geflügelwurst.

Die Anforderung

Weg von der aufwendigen manuellen Rechnungsbearbeitung, hin zu einer schnellen, sicheren, schlanken und transparenten Bearbeitung des Geschäftsprozesses mit einem höchstmöglichen Automatisierungsgrad. In einem Satz zusammengefasst klingt diese sehr komplexe Aufgabe einfach. Doch was steckt dahinter? Zunächst einmal sollte das neue System in die bereits vorhandene IT-Infrastruktur eingebunden werden. Also an das Ceyoniq-Archiv und in SAP als führendem System. Doch besonders bei SAP stellte Nachbearbeitungsplätzen. Hier ergänzen Sachbearbeiter manuell die fehlenden Daten. Freizugebende Rechnungen schleust der SAP-Workflow durch manuelles Starten in den angeschlossenen Invoice Cycle, der den Prozess der Freigabe kontrolliert. Invoice Cycle ist so konfiguriert, dass auch Nutzer ohne SAP-Zugang die digitalen Rechnungen prüfen und genehmigen können.

Die Vorteile

„Die Lösung wurde von den Mitarbeitern sehr schnell akzeptiert und insbesondere die Funktion der dezentralen Genehmigung der FI-Rechnungen mit Invoice Cycle direkt aus Outlook heraus findet bei den Mitarbeitern in der verteilten Organisation dabei ganz besondere Zustimmung“

, begeistert sich Martina Mithöfer. Und die gewünschte Transparenz? Sämtliche mit der aktuellen Rechnung zusammenhängende Aktionen werden lückenlos protokolliert und mit der Rechnung archiviert. Alle archivierten Dokumente sind jederzeit reproduzierbar und können bei Bedarf ausgedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt werden. Ein Verlust von Dokumenten ist ausgeschlossen. Und noch mehr Vorteile? Gute Beratung, schneller Service, kompetente Betreuung durch die Partner Océ Document Technologies und advice IT sowie eine allen Anforderungen entsprechende Lösung.