Bielefelder Gemeinnützige Wohnungsbaugesellschaft mbH

Der größte Immobiliendienstleister der Region OWL bewirtschaftet ca. 12.000 Wohnungen und Gewerberäume und beschäftigt 150 Mitarbeiter. Im Rahmen einer kooperativen Stadtentwicklung beteiligt sich die BGW an zahlreichen Projekten eines aktiven Quartiersmanagements.

Tägliche Arbeitsabläufe verbessern

„Der effiziente Arbeitsablauf in unserem Haus wurde gebremst durch den Medienbruch zwischen den in SAP verwalteten Informationen und der klassisch papiergestützten „Mieter- und Objektakte.“, erklärt Peer-Jörg Langkrär, Leiter Informationsmanagement bei der BGW. „Durch die Einführung einer intelligenten Archivunterstützung wollten wir diese Situation entspannen und den Informationsfluss optimieren sowie den rechtlichen Vorgaben entsprechen.“

Ein Projekt mit vielen Facetten

Die Realisierung des gesamten Projekts liegt bei der advice IT Consulting, einem langjährigen Ceyoniq-Partner. Das Projekt ist seitens der BGW in drei Schritte aufgeteilt. In der ersten Phase steht die Umsetzung eines DMS mit Abbildung der Aktenstrukturen für die Verwaltung sämtlicher Immobilienobjekte sowie einzelner Abteilungsarchive der BGW im Mittelpunkt. Für die zweite Phase sind die Umsetzung des „Frühen Archivierens“ (Ablegen für spätere Erfassung) aller aktuell eingehenden Rechnungen und die SAP Datenarchivierung geplant. In der dritten Phase wird die gesamte E-Mail-Kommunikation der BGW einbezogen.

Papierakten elektronisch erfassen und gezielt Informationen finden

Im ersten Schritt werden sämtliche Papierakten der Serviceteams, die die Objekte verwalten und die Mieter betreuen, in das zentrale ECM-System nscale überführt.

Zur Konsolidierung der Datenbestände, erfassen die Sachbearbeiter nach Bearbeitung der Dokumente (auch Altakten) diese über einen Vorerfassungs-Client und kennzeichnen somit die Dokumente mit einem Barcode. Anschließend werden sie zentral über Kofax Ascent Capture in das DMS eingescannt und auf Grund der im System hinterlegten Aktenstruktur automatisiert abgelegt. Für das Vorerfassen kreditorischer Eingangsrechnungen steht das SAP-Standardszenario „späteres Ablegen mit Barcode“ zur Verfügung. Ausgehende Dokumente werden automatisch als PDF in der jeweiligen Akte archiviert.

Der Datenaustausch und die vereinfachte Informationsrecherche aus SAP heraus wird über die Archive Link Schnittstelle realisiert. Über das Addon „Al Service Provider“ von advice IT erfolgt der Absprung aus SAP heraus in die archivierten Dokumentenakten in nscale unter Berücksichtigung des jeweiligen Ordnungsbegriffes (Dokumentenzuordnung). Somit wird genau die Dokumentenakte / Mieterakte „aufgeschlagen“, die im SAP z. Zt. bearbeitet wird.

„Mit der Implementierung der Objektverwaltungs- und Mietvertragsakte auf Basis der Ceyoniq-Plattform nscale sind wir in der Lage, unsere gesamten Mietvertragsakten digital und revisionssicher vorzuhalten. Dank des direkten Zugriffs auf die elektronische Akte verbessert sich die Auskunftsfähigkeit unserer Service-Mitarbeiter. Zusätzlich reduzieren wir unseren Platzbedarf für Papierdokumente erheblich.“, erklärt Peer-Jörg Langkrär „Als nächster Schritt ist das ‚Frühe Archivieren’ aller eingehenden Rechnungen geplant. Danach werden wir das Projekt auch auf unsere komplette E-Mail-Kommunikation ausweiten.“