Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: kommunale Verwaltung
Mitarbeitende: 4.200 (einschließlich Eigenbetriebe)
Standorte: Nordrhein-Westfalen 
Projekt: Wissensmanagement im Fachbereich „Allgemeine Verwaltungs- und Personalangelegenheiten“  
Lösungskomponenten: Ceyoniq nscale 7
Realisierungszeitraum: Januar – Juni 2013 

Ausgangssituation

Die Verwaltung der rund 240.000 Einwohner umfassenden Großstadt in Nordrhein-Westfalen wollte in punkto Sachbearbeitungsstandards und Wissensnutzung neue Wege gehen. Im Fachbereich „Allgemeine Verwaltungs- und Personalangelegenheiten“ sollten die Wissensressourcen der städtischen Bediensteten und der zukünftige Umgang damit gesichert und dafür ein passendes Werkzeug gefunden werden.

Zielsetzung und Lösung

Ein modernes Wissensmanagement sollte zum einen sicherstellen, dass Informationen und Erfahrungen auf Mitarbeiter- und Führungsebene nicht verloren gehen. Zum anderen galt es, die Sachbearbeitung weiter zu vereinheitlichen und dadurch die Qualität zu steigern.

Das Team von advice IT hat eine Lösung gefunden und umgesetzt, die eingebunden und abgebildet ist in der vorgegebenen Gliederung des bestehenden gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems. Die Stadtverwaltung nutzt nscale Desktop. In dessen Benutzeroberfläche ist die Gliederung in Form einer Baumstruktur wiedergegeben. Im Bereich „Fachbereich Personal und Organisation“ haben die advice-Spezialisten das neue Wissensmanagement-System angesiedelt. Wesentliches Merkmal des installierten Systems ist eine klare Rechtestruktur. Der Zugang zum Wissensmanagement ist nach unterschiedlichen Rollen klar definiert und geregelt:  

  • Kunden, die Einsicht in bestimmte Dokumente und Unterlagen bekommen  
  • Erfasser, die über einen elektronischen Prozess Dokumente in das System eingeben können  
  • Experten für vorgegebene Themen, die Dokumente für die Aufnahme ins System prüfen und freigeben und die Pflege und Fortschreibung der Inhalte übernehmen.

Das moderne Wissensmanagement-System bietet heute eine weitreichende Automatisierung der Datenpflege. Ein weiterer wichtiger Bestandteil des Systems ist die Benachrichtigungsfunktion per Email bei auslaufenden Fristen, die Gültigkeit betreffend. Die Funktion „Wiedervorlagedatum“ sorgt für eine sichere, termingerechte Bearbeitung: Bei Erreichen des vorgegebenen Datums wird automatisiert ein elektronischer Prozess gestartet, der die Experten und Verfasser auf die jeweiligen Dokumente aufmerksam macht und eine umgehende Erledigung ermöglicht.

Ergebnis

Seit Einführung des neuen Wissensmanagements in der Verwaltung wird hier konsequent wichtiges Wissen in das System eingestellt und bleibt auf diese Weise für die Zukunft erhalten. Jeder Bedienstete mit Zulassung kann schnell und effizient nach Begriffen und Informationen suchen und erhält auf digitalem Wege umgehend die gewünschten Ergebnisse.