Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Immobilienverwaltung
Mitarbeitende: ca. 200
Standorte: Norddeutschland
Projekt: Erweiterung des bestehenden ECM um Vertragsmanagement
Lösungskomponenten: nscale Cockpit Client und Mobile Client (CEYONIQ Technology GmbH)
Realisierungszeitraum: Oktober 2012 – Januar 2013 

Ausgangssituation

Die Zahl der Vertragsbeziehungen war auch bei diesem Unternehmen für Wohnungsbau und Immobilienverwaltung kontinuierlich angestiegen. Um den Überblick zu behalten und keine Fristen zu versäumen, sollte ein System zum Vertragsmanagement eingeführt werden. Der Hinweis der advice IT, dass sich Enterprise-Content-Management-Systeme (kurz ECM, Management-Systeme für Unternehmensinhalte) wie das bereits vorhandene System von CEYONIQ hervorragend zum Management von Verträgen eignen, stieß auf großes Interesse. Ein Referenzgespräch mit der LSH AG in Seevetal, die seit vielen Jahren eine entsprechende Lösung aus unserem Hause einsetzt, hat überzeugt.

Zielsetzung und Lösung

Das Unternehmen war bereits mit einer Lösung zum Scannen und zur revisionssicheren Archivierung von Eingangsrechnungen ausgestattet, die mit seiner betriebswirtschaftlichen Software zusammenspielt. Als zweiten Bereich hat advice IT die Verwaltung der Verträge umgesetzt. Neben dem neuen „Cockpit Client“ von CEYONIQ und einer Volltext-Erschließung aller Verträge hat unser Team dabei auch die Zugriffsmöglichkeit auf Verträge über mobile Geräte wie iPad und iPhone geschaffen.

Zur Standardvorgehensweise von advice IT gehört ein Vor-Ort- Workshop zur Aufnahme der genauen Anforderungen. In dessen Verlauf haben wir zunächst gemeinsam mit dem Nutzer einen Lösungsvorschlag entwickelt. Auf dieser Basis haben wir ein aussagekräftiges Konzept und ein detailliertes Angebot erstellt. Zur Umsetzung nach der Beauftragung gehörte neben der Dokumentenerfassung die Einrichtung einer „Erinnerungs-Mail“. Wichtige Termine werden dabei in einen Wiedervorlage-Modus gestellt, der zuständige Mitarbeiter erhält eine E-Mail, die ihn an den Vorgang erinnert. Seither ist das Versäumen von Terminen weitgehend ausgeschlossen.

Eine weitere große Unterstützung bedeutet die Volltext-Erkennung für alle Verträge – einschließlich einer optischen Zeichenerkennung für gescannte Dokumente. Auf diese Weise werden sehr schnell Begriffe oder Formulierungen und damit entsprechende Textpassagen gefunden wie etwa zu Vertragsstrafen oder bestimmten Klauseln.

Ergebnis

Der besondere Clou bei diesem Projekt ist der neugeschaffene mobile Zugriff auf das Vertragsmanagement. Hierzu bietet der Hersteller eine entsprechende App sowohl für iOS von Apple als auch für Android-Geräte an. So sind alle Vertragsunterlagen für die Führungskräfte des Unternehmens jederzeit griffbereit – ein enormer Vorteil.