Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Nahrungsmittelindustrie
Mitarbeitende: rund 1.000
Standorte: Westdeutschland 
Projekt: Update automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung  
Lösungskomponenten: insiders smart INVOICE, :psinova:InvoiceCenter
Realisierungszeitraum: September 2012 – Oktober 2012 und Februar 2013 – März 2013

Ausgangssituation

Das traditionsreiche Familienunternehmen gehört mit seinen Produkten zu den Top 100 der größten Partner des Lebensmittelhandels. Mit Herstellung und Vertrieb erwirtschaften die rund 1.000 Mitarbeitenden jährlich Umsätze im dreistelligen Millionenbereich. Als Geschäftskunde der advice IT setzt der Konzern seit einigen Jahren unter anderem erfolgreich eine automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen ein – inklusive Scannen, Auslesen und Archivieren der eingehenden Rechnungsdokumente. Dabei wird ein Teil der Rechnungen vom System regelbasiert „dunkel durchgebucht“ – bestimmte Standard-Bestellungen mit geringen Rechnungsbeträgen beispielsweise werden automatisch auf Preise, Zahlen und andere Rahmendaten geprüft. Auch die Zahlungsanweisung erfolgt automatisch, ohne weitere Genehmigungs- oder sonstige Prüfung. Hier waren von Unternehmensseite ein Update und eine Aktualisierung des automatischen, optischen Erkennungssystems gewünscht.

Zielsetzung und Lösung

Das Projektteam von advice IT installierte eine Update-Lösung und stellte dabei gleichzeitig auf ein anderes, erweitertes OCR-System – Optical Character Recognition zur automatischen optischen Erkennung – um. Hier war ein qualitativ hochwertiges Programm gefragt, das in eingescannten Dokumenten Text erkennen kann. Das von den advice-Spezialisten ausgewählte smart INVOICE des Softwareherstellers insiders ist ein über Jahrzehnte wissenschaftlich basiert entwickeltes und erprobtes System. Es bietet eine ausgereifte und praxisbewährte Lösung, bei der die automatische Erkennung von bestimmten Zeichenfolgen, von Firmennamen und -logos, von Liefer- und Rechnungsanschriften, von Preisen und Positionsnummern auf hohem Qualitätsniveau gewährleistet ist. Das erweiterte OCR-System arbeitet neben der Erkennung auch mit einer automatisierten Zuordnung der Eingangsdokumente.

Für die Verbuchung der Rechnungen und Gutschriften im SAP wählte das advice-Team das :psinova:InvoiceCenter, eine Anwendung, die ebenfalls viele vormals manuelle Arbeitsschritte ersetzt und damit den Bearbeitungsprozess beschleunigt. Die SAP-Infrastrukturkomponenten werden dabei als Plattform genutzt.

Ergebnis

Mit dem Update der automatisierten Rechnungsbearbeitung und der neuen OCR zeigt sich der Geschäftskunde hochzufrieden. Die Aktualisierung beim digitalisierten Scannen, Auslesen und Archivieren eingehender Rechnungen hat zu einer nochmaligen Vereinfachung und Beschleunigung der Bearbeitungsprozesse geführt.

Die aktuelle OCR hat den Vorteil, dass das System beim Validieren – bei der Prüfung und Kontrolle – der Dokumenteninhalte automatisch „lernt“ und sich selbstständig weiterentwickelt. Dies war bei der Vorgängerlösung nicht möglich.

In einem nächsten Projektschritt soll eine weitere, sehr praktische Programmfunktionalität in Betrieb genommen werden: der in das InvoiceCenter integrierte Anschreiben-Generator. Dieser erstellt automatisch „Ablehnungsschreiben“, sobald bei der – ebenfalls automatischen – Prüfung (nach § 14 UstG) festgestellt wurde, dass nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Bestandteile enthalten sind. Fehlen zum Beispiel die Liefermenge oder der Leistungszeitpunkt, erhält der Rechnungssteller über den Anschreiben-Generator ein Schreiben, das den oder die Ablehnungsgründe aufführt. Das digitale Ablehnungsdokument wird automatisch revisionssicher abgelegt, so dass auch gegenüber den Steuerbehörden jederzeit die korrekte Verfahrensweise dokumentiert werden kann. Der Rechnungssteller wird ohne Mehraufwand auf seinen Fehler hingewiesen und kann eine neue, korrekte Rechnung anstoßen.