Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Industrie
Mitarbeitende: rund 6.400 weltweit
Standorte: mehrere in Europa und USA
Projekt: Modernisierung der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP
Lösungskomponenten: InvoiceCenter (Psinova), smart INVOICE (Insiders Technologies)
Realisierungszeitraum: Februar bis Mai 2012 

Ausgangssituation

Eine Aktualisierung und Optimierung der Automatisierungsprozesse im Bereich Eingangsrechnungen stand bei dem mit SAP arbeitenden, weltweit agierenden Industrie-Konzern an. Besonders wichtig war dabei eine effiziente Rechnungsbearbeitung inklusive Genehmigungs-Abläufen (Workflow) in SAP-FI für alle Rechnungen im Finanzwesen. 

Zielsetzung und Lösung

Ziel des Projekts war die Modernisierung und Optimierung der automatisierten Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen in SAP. Um dieses Ziel zu erreichen, stellte das Team von advice IT auf die aktuelle Version 4.0 des :psinova:InvoiceCenters um und ersetzte die bisherige Texterkennung durch Insiders smart INVOICE. Damit war die Basis für die geplante internationale Einführung von InvoiceCenter und smart INVOICE geschaffen. Zukünftig soll das implementierte System auch Faxeingänge und elektronische Rechnungen verarbeiten. Auch ein weiterer schrittweiser Ausbau für den digitalen Posteingang ist geplant.

Um der effizienten Rechnungsbearbeitung in SAP einschließlich Genehmigungsabläufen für FI-Rechnungen genüge zu tun, haben wir im Rahmen des Releasewechsels auf SAP ECC 6.0 und die aktuelle Version 4.0 des InvoiceCenters der Psinova AG umgestellt. Mit der neuen Version 4.0 stehen zahlreiche funktionale Erweiterungen zur Verfügung: beispielsweise komplexe Buchungen, debitorische Rechnungen oder Rechnungskürzungen, das Ein- und Ausblenden von Informationsblöcken, Screen-Varianten je nach Belegstatus und -typ oder der neue flexible Anschreiben-Generator. Die komplette Prozesssteuerung und -transparenz ist dabei durch die SAP-Workflow-Module sichergestellt. Insgesamt sorgen die neuen Funktionen und Optimierungen für eine noch effizientere Verarbeitung aller Rechnungen unterschiedlichster Herkunft.

Zeitgleich mit der Projektumsetzung haben wir auch die bestehende Rechnungserkennung durch smart INVOICE abgelöst, die eine leistungsstarke Lösung zur Rechnungsverarbeitung mit Autolearning-Funktion direkt aus dem Korrekturmodus heraus darstellt. Demnächst ist der weitere Ausbau hin zum digitalen Posteingang geplant – hier soll die „intelligente“ Lösung Digital Mailroom von Insiders Technologies eingesetzt werden.

Ergebnis

Die effizientere Rechnungsverarbeitung bedeutet für den Industrie-Konzern zuverlässige automatisierte Abläufe mit reduzierten Durchlaufzeiten. Künftig leistet die advice IT Unterstützung im täglichen produktiven Betrieb und bei der Wartung des Systems.