Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Agrartechnik
Mitarbeitende: rund 4.500
Standorte: Vertretungen in 40 Ländern und 16 Fertigungsstätten weltweit
Projekt: Automatisierte Eingangsgrechnungsbearbeitung
Lösungskomponenten: SAP ECC, Readsoft XBOUND, Insiders SmartFIX, Basware Invoice Processing Workflow
Realisierungszeitraum: Februar – Juni 2013 

Ausgangssituation

Das weltweit im Bereich der Agrartechnik operierende Unternehmen erwirtschaftet mit rund 4.500 Beschäftigten einen Jahresumsatz von rund 800 Millionen Euro. Für die gesamte Unternehmensgruppe, die ihre Produkte in mehr als 100 Länder liefert, gilt es, nach und nach die Bearbeitungsprozesse für Eingangsrechnungen zu optimieren. In der ersten Phase des Projektes sollten die Standorte in fünf Ländern einbezogen werden. Allein hier liegt die Anzahl der jährlich zu bearbeitenden Rechnungen bei circa 250.000. An den Genehmigungsabläufen sind mehrere hundert Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt.

Zielsetzung und Lösung

Ziel des Auftraggebers war es, die Abläufe bei der Erfassung und Bearbeitung der Vielzahl an Eingangsrechnungen entscheidend zu verbessern. Das Prüfungs- und Genehmigungsverfahren sollte dabei unabhängig vom SAP-System laufen. Im ersten Schritt sollte das Scannen und Erkennen von Eingangsrechnungen (mit Readsoft XBound und Insiders smartFIX), im zweiten Schritt das Prüfen und Genehmigen der Rechnungen (mit Basware Invoice Processing Workflow) und im dritten Schritt die Übertragung an SAP zur Verbuchung organisiert und automatisiert werden.

Das Projektteam von advice IT hat zunächst die Arbeitsabläufe rund um die Buchhaltung und das Controlling analysiert, dann ein individuelles Konzept für eine optimale automatisierte Verarbeitung vorgelegt und schließlich die Umsetzung realisiert. Die Lösung entstand in enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen der Unternehmensgruppe. 

Ergebnis

Der gesamte Bearbeitungsprozess der derzeit rund 250.000 Eingangsrechnungen jährlich verläuft effizient und vollständig außerhalb von SAP. In den fünf projektbeteiligten Ländern haben jetzt rund 550 Mitarbeitende, die für die Prüfungs- und Genehmigungsabläufe zuständig sind, Zugriff auf die direkt zugestellten Dokumente.

Die revisionssichere Ablage im digitalen Archivsystem erfolgt automatisiert. Eine klare Stichwortvergabe sorgt für eine eindeutige Zuordnung zu Kunden und Projekten. Entsprechend schnell und erfolgreich funktioniert die Suche nach Dokumenten und Vorgängen. Auch die Bearbeitungszeit hat sich stark verkürzt. Zur Verbuchung werden die Rechnungen abschließend an SAP übertragen. Für das zweite Halbjahr 2013 und 2014 plant die Unternehmensgruppe mit advice IT eine Aktualisierung auf smartFIX 4.2 (Update) und die Einführung des Systems in vier weiteren Ländern.