Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Netzbetreiber
Mitarbeitende: rund 950
Standorte: Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Baden-Württemberg, Saarland 
Projekt: Archivmigration wegen „Unbundling“-Projekt 
Lösungskomponenten: ECM
Realisierungszeitraum: April – Dezember 2012 

Ausgangssituation

Das 2003 entstandene Tochterunternehmen mit Hauptsitz in Nordrhein-Westfalen ist als Stromnetzbetreiber tätig. Die rund 950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen ein Netzgebiet, das hauptsächlich im Westen und Südwesten Deutschlands liegt. Der ehemalige Mutterkonzern setzt seit vielen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente ein. Im Zuge der Abspaltung des Unternehmens aus dem Konzern (Unbundling auf der Grundlage gesetzlicher / regulierungsbehördlicher Vorgaben) galt es, deren Daten aus den betriebswirtschaftlichen Systemen des Mutterkonzerns herauszulösen und in ein neues ECM-System (Enterprise-Content-Management) zu übertragen.

Zielsetzung und Lösung

Das Projektteam der advice IT entwickelte ein maßgeschneidertes Konzept für die Separierung der zur Tochtergesellschaft gehörenden Daten- und Dokumentensätze und die Übertragung aus dem Dokumentenmanagementsystem des Konzerns in ein anderes DMS. In der Muttergesellschaft waren zwei Bereiche des Dokumentenmanagement-Systems betroffen. 

Zum einen benötigten die advice-Spezialisten projektspezifische SAP-Programme, um mit SAP verknüpfte Dokumente und Metadaten zu exportieren. Zum anderen gab es einen separaten DMS-Bereich, aus dem Dokumente und Metadaten zu exportieren waren. Dazu gehörten größere Datenbanken und Dateien mit Eigenschaftsangaben, die die gesuchten Dokumente durch Stichworte (sogenannte Verschlagwortung) besser auffindbar und erschließbar machen. Für die Übertragung und Speicherung im neuen System mussten spezielle Dateiformate und Datenmodelle berücksichtigt werden.

Ergebnis

Heute verfügt die separierte Tochtergesellschaft über ein neues Enterprise-Content-Management (ECM) zur übergreifenden Verwaltung aller Dokumente und Inhalte des Unternehmens. Das ins ERP integrierte Dokumentenmanagement-System verwaltet datenbankgestützt die (nunmehr unternehmensintern digitalisierten) Datensätze und Dokumente. Damit agiert die Tochter mit ihren rund 950 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vollkommen eigenständig und unabhängig vom ehemaligen Mutterkonzern.