Die wichtigsten Daten im Überblick

Branche: Elektrotechnikindustrie
Mitarbeitende: rund 9.600
Standorte: Hauptsitz in Nordrhein-Westfalen 
Projekt: Automatisierte Eingangsgrechnungsbearbeitung
Lösungskomponenten: SAP ECC, Readsoft XBOUND, Insiders SmartFIX, Basware Invoice Processing Workflow
Realisierungszeitraum: Februar – Juni 2013 

Ausgangssituation

Die deutsche Tochtergesellschaft einer internationalen Unternehmensgruppe hat Wurzeln, die bis ins 19. Jahrhundert zurückreichen. Die Firma mit Sitz in Nordrhein-Westfalen stellt Elektrotechnik für industrielle Fertigungsprozesse und Maschinen sowie Energieverteilungssysteme her. In den mittlerweile 31 Landesgesellschaften und 15 Produktionsstandorten sind rund 9.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt. Die Produkte werden weltweit in mehr als 90 Ländern vertrieben.

Zu advice IT besteht eine lange Geschäftsbeziehung. In Deutschland setzt das Unternehmen seit vielen Jahren erfolgreich ein von advice-Spezialisten betreutes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ein, in dem Dokumente mit und ohne SAP-Bezug abgelegt werden. Die übrigen Ländergesellschaften in Europa, die im Laufe der Zeit zur Firmengruppe hinzugekommen waren, verfügten dagegen in punkto Informationstechnologie über unterschiedliche Softwarelösungen, die es im Zuge einer unternehmensweiten Standardisierung zu vereinheitlichen galt.

Zielsetzung und Lösung

Im Bereich DMS stand entsprechend eine Zusammenfassung aller Einzelsysteme in einer gemeinschaftlichen Lösung an. In Osteuropa sollten zudem die Systeme für Enterprise-Content-Management (ECM) durch ein zentrales System in Deutschland abgelöst und damit eine übergreifende Verwaltung aller Dokumente und Inhalte ermöglicht werden.

Das Projektteam der advice IT erarbeitete ein einheitliches Konzept für die Einbindung aller europäischen Standorte des Unternehmens in ein gemeinsames und aktuelles DMS. Dazu mussten die vorhandenen Archivdaten in das neue System übertragen und eingepflegt (migriert) werden. Die Herausforderung bestand dabei sowohl in den Datenmengen, als auch in der Komplexität der einzelnen DMS-Anwendungen: mehr als 2,5 Millionen Dokumente galt es auf sicherem Wege zu übertragen. Die Steuerung dieser Datenmenge erfolgte über projektspezifische SAP-Programme, der Transfer über eine Server-Schnittstelle mittels HTTP (Hypertext Transfer Protocoll, Hypertext-Übertragungsprotokoll).       

Auch das alte ECM-System in Osteuropa konnte nach Übertragung aller Daten und Dokumente durch ein zentrales ECM-System ersetzt werden.

Ergebnis

Die durch Fusionen und Ankäufe europaweit stark gewachsene Tochtergesellschaft verfügt heute über eine gemeinsame ERP-Plattform zur Informationsverwaltung. Die zentrale Archivierung und der Zugriff auf Dokumente laufen dabei über die deutsche Zentrale. Die länderübergreifend im selben Dokumentenmanagementsystem digitalisierten Dateien sind rechtssicher aufbewahrt,  durch vereinheitlichte Stichwortvergabe schnell zu finden und von unterschiedlichen Firmenstandorten aus zu bearbeiten. In Osteuropa sorgte das Team von advice IT neben der Datenübertragung auch für neue Scan-Software zur digitalen Archivierung sowie für Anwenderschulungen zum neuen DMS-Programm.