Aktives Vertragsmanagement – mit Ihrem DMS!

Wenn Ihr Unternehmen wächst, stapeln sich auch die Verträge. Wie behalten Sie den Überblick?

Sie und Ihr Unternehmen nutzen alle Chancen, sich agiler im Wettbewerb zu bewegen. Dazu arbeiten Sie national und international mit vielen Partnern. Das heißt, dass immer mehr vertragliche Vereinbarungen mit diesen Partnern gelten. Eine Herausforderung, denn:

  • diverse Konditionen und Laufzeiten sind zu beachten
  • häufig besteht ein Bezug auf andere (Rahmen-)Verträge
  • Verträge sind an verschiedenen Standorten abgelegt
  • mehrere Mitarbeiter sind zuständig
  • Zuständigkeit und Ansprechpartner wechseln zur Laufzeit
  • extrem vertrauliche Inhalte verlangen höchste Sorgfalt
  • Verträge haben oft Bedeutung für andere Abteilungen, Mitarbeiter oder Tochterunternehmen

So gut Sie auch verhandeln, wichtig bleibt: Sie müssen stets auf alle Verträge aktuell zugreifen können, und Sie benötigen zuverlässig den Hinweis auf Termine zur Kündigung oder Wiedervorlage von Verträgen.

Gute Verträge schlecht archiviert

Die Realität ist häufig ernüchternd:

  • Es gibt keine aktuelle, komplette Übersicht aller Verträge
  • Wenn doch, sind Erstellung und Pflege sehr arbeitsintensiv
  • Die Ablage ist dezentral; manche Verträge bleiben unauffindbar
  • zur Nachverfolgung dienen (persönliche) Terminkalender oder Excel-Tabellen

Unter solchen Bedingungen stellt sich die Frage nach einem geeigneten Risikomanagement zu dem jedes Unternehmen verpflichtet ist. Die Lösung: Vertragsmanagement mit advice IT!

Wer zu spät kommt zahlt. Versäumte Termine kosten Geld. Darum: Überblick bewahren.

Wer Verträge rechtzeitig – also vor Ende der Kündigungsfrist – neu verhandelt, kann bessere Konditionen erzielen, als wenn er nachträglich verhandeln muss. Deshalb sind Kündigungsfristen und Termine besonders wichtig für Ihre abgeschlossenen Verträge.

Auch das anstehende Ende eines Vertrags bietet Ihnen weitere Chancen. Wer dies rechtzeitig angeht und den Markt sondiert, bevor der alte Vertrag ausgelaufen ist, kann in Ruhe die Angebote sichten.

Verpassen Sie diese Gelegenheiten, kann das schnell sehr viel Geld kosten.

Doch wer bewahrt den Überblick, wenn die Verträge auf verschiedene Personen oder Organisationseinheiten verteilt sind?

Vertragsmanagement kann in bestehende Systeme intelligent integriert werden. Wir tun es.

Nutzen Sie einfach Ihr DMS. Immer mehr Unternehmen entdecken, dass die Lösung schon vorhanden ist: Ihr Archiv- und Dokumentenmanagement-System!

Wichtige Funktionen finden sich in gängigen Lösungen – nutzen Sie die:

  • Alle Verträge werden ohne Verlust zentral verwaltet
  • Zentrale Nachverfolgung der Wiedervorlagetermine
  • Rechtssichere Archivierung
  • Erinnerungsmail bei anstehenden Terminen
  • Versionsverwaltung, d.h. Abruf auch von früheren Versionen der gesuchten Verträge
  • Volltext-Erschließung
  • Weiterleitung bei Bedarf

Lassen Sie sich kompetent beraten und sparen Sie unnötige Kosten für Hard- und Software.

Sie haben bereits in elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement investiert. Ihre Mitarbeiter haben sich bereits in die Anwendungen eingearbeitet. Sparen Sie sich weitere Kosten für neue Hard- und Software sowie Schulungen und lassen Sie Ihr System einfach tun, was es sowieso schon kann.

advice IT berät und unterstützt Sie tatkräftig in allen Phasen beim Aufbau eines Vertragsarchivs. Dazu gehört vor allem die kompetente Umsetzung Ihrer Anforderungen – besonders beim Berechtigungskonzept und bei der Wiedervorlage. Damit jeder genau das (und nur das) sieht, was er sehen soll und wenn (und nur wenn) er es sehen soll. So machen wir Ihr Archiv/DMS zu einem intelligenten und effizienten Werkzeug, um das Vertragsmanagement in den Griff zu bekommen. Und unsere Verfahrensdokumentation lässt keine rechtlichen Unsicherheiten aufkommen.

Halten Sie Ihren Kopf frei…

… und lassen Sie sich einfach erinnern – per Mail! Der Clou des Vertragsarchivs ist die automatische, konfigurierbare Erinnerungsmail. In Ihrem Posteingang landet rechtzeitig zu allen wichtigen Terminen eine Mail mit Hinweis auf den betreffenden Vertrag. Und wenn Sie Urlaub haben, erhält Ihr Vertreter die Mail. Auch wechselnde Zuständigkeiten können eingepflegt werden. So bleibt Ihr Unternehmen bei allen Verträgen im Vorteil.