Elektronische Personalakte – Ihr Schritt in die Zukunft

Auch wenn Sie bereits mit elektronischen Akten arbeiten – die Personalakte bleibt ein bisschen anders.

Eine digitale Personalakte entlastet Ihre Personalabteilung nachhaltig. Bei Ihren umfangreichen Dokumentationspflichten bietet Sie optimale Unterstützung. Auch die Prozesse rund um das Thema Personal lassen sich transparenter und effizienter gestalten. Trotzdem bleibt die Einführung eine Herausforderung, denn Personalakten müssen besonderen Anforderungen genügen:

  • extrem lange Aufbewahrungszeiten (über 30 Jahre)
  • sensible, personenbezogene Daten
  • Pflicht zur kontrollierten Löschung bestimmter Informationen
  • Bewerberverwaltung
  • Abschottung der Daten gegen die Administratoren
  • Aufbewahrungspflicht in Papierform für einige Dokumente
  • Möglichkeiten zur Einsichtnahme für Mitarbeiter und deren Vorgesetzte

Warum digital?

Gerade aufgrund hoher Anforderungen an die Personalakte bietet deren elektronische Form entscheidende Vorteile.

  • schneller, standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente
  • gleichzeitiger Zugriff auf dieselbe Akte
  • Hohe Transparenz
  • geregelte Aufbewahrungszeiten
  • verbesserte Auskunftsfähigkeit
  • Unterstützung bei administrativen Aufgaben
  • Erstellung von Auswertungen
  • Wiedervorlagen
  • Vermeidung mehrfacher Aktenhaltung
  • Einsparung von Lagerplatz und -kosten

advice IT berät Sie, wie Sie diese Vorteile umsetzen können.

Gesetzliche Regelungen und betriebliche Vereinbarungen sind einzuhalten.

Für Personalakten gelten zahlreiche gesetzliche Anforderungen. Besonders wichtig ist der Datenschutz: Die personenbezogenen Informationen dürfen nur wenigen, berechtigten Mitarbeitern zugänglich sein. Auch wesentliche arbeitsrechtliche Vorgaben sind zu beachten. Abmahnungen müssen Sie nach Fristablauf löschen, andere Unterlagen bei Ausscheiden aus dem Unternehmen. Dagegen sind Dokumente mit Bezug zur Altersvorsorge noch jahrzehntelang sicher aufzubewahren.

Für einige Unterlagen schreibt der Gesetzgeber noch immer die Aufbewahrung in Papierform vor. Auch damit muss die digitale Personalakte umgehen können, z. B. durch eine effiziente Fundstellenverwaltung.

Nicht zuletzt ändern sich die gesetzlichen Bestimmungen laufend. Da muss ihre Personalakte erst mal mithalten!

Die Personalakte ist Bestandteil von Unternehmensabläufen und sollte entsprechend integriert sein.

Eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung als gemeinsame Plattform ist eine optimale Basis für alle Dokumenten getriebenen Abläufe – auch im Personalwesen. Denn eine komplette elektronische Personalakte setzt u.a. eine rechtssichere Langzeitarchivierung, eine Mandantenfähigkeit des Systems, die Umsetzung aller Datenschutzvorgaben und ein detailliertes Berechtigungswesen voraus. All dies gehört zu den Kompetenzen der Anbieter von ECM-Lösungen.

advice IT wählt und konzipiert nach Ihren Anforderungen und nach eingehender Analyse das passende System. Dazu gehört auch die Integration der Personalakte in Ihre vorhandenen Anwendungen, etwa SAP, MS Exchange oder MS Office

Nutzen Sie unsere Erfahrung! advice IT als strategischer Partner für Konzept und Umsetzung.

Erste Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung einer elektronischen Personalakte ist die genaue und umfassende Ermittlung der fachlichen Anforderungen im Vorfeld. Hier bringt advice IT seine Erfahrung und sein bewährtes Vorgehensmodell ein. Während dieser Analyse arbeiten wir auch Optimierungspotential bei den bestehenden Prozessen im Personalwesen heraus.

Doch nicht allein das Konzept gewährleistet den Projekterfolg. Genauso wichtig ist, dass die beteiligten Mitarbeiter im Bereich Personal optimal einbezogen werden. Gerade bei Personalakten gilt: IT-Projekte sind heute vor allem auch Organisationsprojekte! advice IT berücksichtigt das von Anfang an.

Effektiv weil komfortabel

Die Arbeit mit einer elektronischen Personalakte ist nicht nur ein Gewinn an Komfort, sondern auch an Effizienz. Akten und einzelne Dokumente sind über kluge Suchmechanismen extrem schnell gefunden. Die Suchen und Trefferlisten lassen sich zudem individuell vom Mitarbeiter konfigurieren. So können bestimmte, gewohnte Arbeitsweisen abgebildet werden. Die Dokumente einer digitalen Akte lassen sich auch am Bildschirm ergonomisch durchblättern – fast wie in der „klassischen“ Papierakte, nur schneller und ohne schwarze Finger. Besonders wichtig ist aber die Vorgangsunterstützung durch den Workflow. So erfolgt die Bearbeitung standardisiert, effektiv, und vollständig dokumentiert.