Eingangsrechnungen automatisch verarbeiten

Viele Rechnungen im Eingang? Täglich? Lohnt sich eine automatisierte Verarbeitung? Es entscheiden: Menge und Optimierungspotenzial!

Sie nutzen die Vorteile der automatischen Verarbeitung von Eingangsrechnungen wenn die Zahlen stimmen. Erhalten Sie ausreichend viele Rechnungen, bietet eine Lösung von advice IT entscheidenden Mehrwert

  • Deutliche Reduzierung der Bearbeitungskosten je Rechnung
  • Durchlaufzeiten sinken
  • Einhaltung wichtiger Termine – Sie nutzen eingeräumte Skonti
  • Schaffung von Freiräumen
  • Routinearbeiten – Abtippen von Rechnungen etwa – entfallen
  • nachhaltige Beseitigung von Fehlerquellen
  • Optimierung der Recherche nach Vorgängen
  • Lagerkosten für Ordner sinken

Die automatische Verarbeitung eingehender Rechnungen ist nicht ein reines Zahlenspiel, sondern eine qualitative Verbesserung für die gesamte Buchhaltung.

Wir beraten. Sie entscheiden!

Diese Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe ist mehr als einfach nur „Digitalisieren“! Deshalb legt advice IT den Focus auf Beratung, nicht auf Verkauf von Software-Lizenzen oder Hardware.

  • Wir klären Chancen und Risiken
  • Wir suchen am Markt die für Ihr Unternehmen passende Lösung
  • Wir machen Projekte planbar

Das Ergebnis unserer Analyse ist offen. Wir lassen Fakten sprechen und wenn sich eine automatisierte Verarbeitung (noch) nicht rechnet für Ihr Unternehmen, dann sagen wir Ihnen das!

advice IT denkt in Prozessen und Lösungen und nicht in Soft- und Hardware. Nur so lohnt es sich für Ihr Unternehmen.

Die Kostenvorteile einer automatisierten Verarbeitung eingehender Rechnungen sichern wir während Konzeption und Realisierung eines Projekts.

Oft unterschätzen die Beteiligten die Komplexität der fachlichen Prozesse. Das ist verständlich, wenn sie im Unternehmen eingespielt sind. Wir untersuchen die Abläufe genau, denn die sind nicht nur technisch umzusetzen, sondern müssen verändert und angepasst werden.

Dabei beziehen wir die am Prozess beteiligten Abteilungen – wie alle Stakeholder – frühzeitig in die Planungen zum Projekt ein. advice IT kennt Projektrisiken und entwickelt ein Vorgehen, diese zu entschärfen, damit Sie alle Chancen voll nutzen können.

Ein wichtiger Faktor für den Erfolg ist die nahtlose Integration in das vorhandene ERP-System.

Bei der automatischen Verarbeitung eingehender Rechnungen zählt vor allem die Integration in das vorhandene ERP System. Die Integration macht die Erfassung der Daten zu einer intelligenten Lösung: So erst wird der Abgleich mit Bestellungen möglich, so erst kann geprüft werden, ob eine Rechnung vereinbarte Konditionen berücksichtigt, und auch, wie die Freigabe erfolgt. Die Integrationstiefe hängt dabei von den Geschäftsprozessen ab.

Es zeigt sich, dass die Einführung der automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen nicht auf die Papierform beschränkt bleibt, sondern auch bei der papierlosen Rechnungsstellung von entscheidender Bedeutung sein wird.

Die SAP Integration ist ein Beispiel für eine Lösung von advice IT.

Phase 1: Scannen / Digitalisieren
Das Ergebnis ist eine Bilddatei.

Phase 2: Archivieren
Die Rechnung ist abgelegt und jederzeit auffindbar.

Phase 3: Analysieren
OCR/ICR liest Rechnungsdaten aus – die Buchhaltung kann mit den Daten arbeiten.

Phase 4: Validieren
Überprüfung nicht erkannter Daten und Nachbearbeitung (ohne SAP Zugang möglich).

Phase 5: Datenübergabe
Rechnungsdaten einschließlich aller Einzelpositionen sind im SAP-System vorhanden und in einen Workflow gespeist (vollautomatisch etwa über MIRO). Die Finanzbuchhaltung übernimmt.

Phase 6: Genehmigen
Die Freigabe einer Rechnung und die Auslösung einer Zahlung ist tief in den Business Prozessen verankert. Jedes Unternehmen benötigt individuelle Lösungen. Hier entscheidet sich letztlich der Erfolg eines Projektes. Und hier hat advice IT die Erfahrung, die Sie brauchen.

ZUGFeRD

Hinter der Abkürzung ZUGFeRD verbirgt sich ein Standard zur Vereinfachung für den elektronischen Rechnungsaustausch.

Seit 2011 können Rechnungen in Deutschland per E-Mail übermittelt werden, beispielsweise als PDF-Datei. Eine digitale Signatur ist steuerlich nicht mehr zwingend erforderlich. Seitdem interessieren sich immer mehr Unternehmen für diese schnelle und kostengünstige Art des Rechnungsversands.

Der Versand von Rechnungen als PDF ist auch für den Empfänger vorteilhaft – besonders für Unternehmen, die ein System zur automatischen Erkennung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen einsetzen. Sie müssen die Rechnung jetzt nicht mehr einscannen, sondern können das PDF direkt ins System importieren. Die Qualität ist regelmäßig besser als bei eingescanntem Papier, typische OCR-Fehler (eine 1 als „L“ zu erkennen, oder eine Null als „O“) fallen weg. Die Erkennungsquote steigt, der manuelle Aufwand zur Nachbearbeitung sinkt.

Allerdings bleibt auch bei dieser Art der Übermittlung ein Problem bestehen: Jedes Unternehmen gestaltet seine Rechnungen etwas anders. Schriftart und Schriftgröße, die Anordnung der Daten auf dem Dokument, die Anzahl und Reihenfolge der Informationen in den Rechnungspositionen, die Mehrwertsteuer-Angaben und vieles mehr. Was für einen menschlichen Betrachter kein Problem darstellt, ist für IT-Systeme oft ein erhebliches Hindernis.

Hier bietet der ZUGFeRD-Standard eine große Hilfe: Das PDF erhält zusätzlich zur sichtbaren Rechnung auch noch die exakten Rechnungsdaten in normierter Form. Dadurch wird die klare Erkennung und richtige Zuordnung der Rechnungsbestandteile noch einfacher und sicherer. Der Aufwand für das „Anlernen“ neuer Kreditoren verringert sich erheblich.