Die Pflicht als Chance: E-Mail-Archivierung

E-Mails sind praktisch. E-Mails sind schnell. E-Mails kommen in Massen. E-Mails haben Anhänge. E-Mails sollten Sie aufheben.

Beim E-Mail Eingang setzen viele Unternehmen schon jetzt hochintelligente Lösungen ein, um  Spam herauszufiltern. Immerhin erreichen Sie deshalb über 95 Prozent aller einkommenden E-Mails erst gar nicht. Was „durchkommt“, gilt aber u. U. als Geschäftspost. Denn rechtlich gesehen sind viele E-Mails Handelsbriefe und unterliegen denselben rechtlichen Anforderungen wie die klassische Briefpost:

  • rechtsverbindliche Dokumente
  • gesetzliche Aufbewahrungsfristen
  • steuerrechtlich relevante Unterlagen
  • nachvollziehbare Zuordnung zu Vorgängen und Geschäftspartner

Und natürlich gelten diese Regeln nicht nur für die erhaltenen, sondern auch für die abgesendeten E-Mails eines Unternehmens. Auch diese müssen ggf. (inklusive angehängter Dateien) aufbewahrt werden.

Duldet ein Unternehmen, dass Mitarbeiter private Mails über ihren Firmen-Account versenden (und das ist oft geübte Praxis), dann greifen für den Umgang mit diesen Mails die Bestimmungen zum Datenschutz. Mehr noch, aus rechtlicher Sicht wird der Arbeitgeber zum E-Mail-„Provider“. Hierfür hat der Gesetzgeber weitere Bestimmungen erlassen, die sich wiederum auch auf die Aufbewahrung von E-Mails auswirken.

E-Mails sind bereits digitalisierte Dokumente. Damit stehen die Informationen für ein intelligentes Dokumenten-Management schnell zur Verfügung.

Die „Archivierung“ von E-Mails erfolgt oft nur in Form von Datensicherungen (Backup). Zum Beispiel werden alle E-Mail einmal täglich en bloc gespeichert. Die Administratoren werden die relevanten Mails im Bedarfsfall schon finden, so die Hoffnung. Schließlich gibt es bislang keine genauen gesetzlichen Vorgaben zur Art der Archivierung. So bleiben die Unternehmen bei der Suche nach einer Lösung auf sich gestellt.

Fest steht aber: Dieses „Wegspeichern“ reicht nicht. Und ob es wirklich eine praktikable Lösung ist, im Fall einer Prüfung statt Kisten mit Aktenordnern einfach ein paar Festplatten mit E-Mails zu übergeben, sei dahin gestellt.

Dabei bieten E-Mails einen unschätzbaren Vorteil: Es sind bereits digitalisierte Dokumente und damit bestens geeignet, automatisch in das Dokumenten Management des Unternehmens integriert zu werden. Sichern Sie sich die Vorteile dieser Integration.

E-Mail Archivierung ist mehr als eine lästige Pflicht! E-Mails enthalten viele relevante Informationen.

Oft sind allein rechtliche Verpflichtungen der Anlass, E-Mails zu archivieren. Aber E-Mails enthalten auch einen Schatz: Know how. Hochrelevante Informationen werden immer öfter nur als E-Mail versendet. In den gespeicherten Dokumenten schlummert also eine Menge Wissen über Prozesse und zu Projekten. Oft sind diese Informationen sogar umfangreicher als die in den „eigentlichen“ Projekt- und Prozessdokumenten, oder stellen wichtige Ergänzungen dar.

Eine intelligente E-Mail Archivierung macht diese Informationen dem gesamten Unternehmen zugänglich. Dabei werden natürlich auch entsprechende Berechtigungen berücksichtigt. Wichtig sind:

  • einfache Übernahme ins Archiv
  • einfache, intelligente Suche
  • Zugangskontrolle
  • Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

E-Mail Archivierung dient der Erfüllung rechtlicher Vorgaben – aber richtig umgesetzt dient sie vor allem Ihrem Unternehmen!

Zahlreich tummeln sich technische Lösungen zur E-Mail-Archivierung am Markt. Dabei beschränken sich die meisten Lösungen „out of the box“ darauf, vermeintliche rechtliche Vorgaben zu erfüllen: Hauptsache irgendwo gespeichert. Das Archiv als Wissensspeicher erschließen sie nicht.

advice IT analysiert in Ihrem Unternehmen, welche rechtlichen Anforderungen für Sie überhaupt relevant sind und wie sie  diese erfüllen können. Welche Lösung passt am besten in Ihre Geschäftsprozesse und Ihre IT Architektur?

Und für advice IT besonders wichtig: Wie finden Sie schnell und einfach relevante Informationen in E-Mails? Damit wird aus der Informationsflut eine Wissens-Quelle.

Lösungen von advice IT beschränken sich nicht auf die Frage, ob ein Dokument nun sechs oder zehn Jahre archiviert werden muss. Unser Ziel bleibt es, E-Mails als Informationsquelle zu sichern und das Wissen für alle täglichen Geschäftsprozesse verfügbar zu halten. Die kaufmännischen Abläufe haben dabei eine hohe Bedeutung, sind aber nicht singulär. E-Mail Archivierung ist für uns ein integraler Baustein im Dokumenten-Management.