Dokumentenmanagement und SAP

Digitales Dokumentenmanagement passt perfekt in SAP-basierte IT Landschaften.

Die Stärken von SAP als ERP-System lassen sich hervorragend mit den Vorzügen unternehmensspezifischer ECM-Lösungen kombinieren. Dafür stellt SAP eine Standard-Schnittstelle zur Verfügung: ArchiveLink. Hier werden SAP-Businessobjekte mit archivierten („abgelegten“) Dokumenten verknüpft. Und so spielt es in den Arbeitsabläufen keine Rolle mehr, ob die Inhalte aus SAP oder anderen Quellen kommen.

Die Vorteile:

  • Fertige Szenarien für das Scannen von Eingangspost
  • Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften lassen sich einfacher erfüllen
  • Automatische Archivierung von Ausgangsdokumenten
  • Drucklisten Platz sparend erhalten
  • Datenarchivierung sorgt für bessere System-Performance

Die revisionssichere Archivierung aller Dokumente wird durch ArchiveLink intelligent möglich. Aus SAP erzeugte Ausgangsdokumente, Rechnungen, Mahnungen usw. können zusätzlich zum Ausdruck direkt digital archiviert werden – und zwar ohne weitere Arbeitsschritte. Auch die einst eher „flüchtigen“ Drucklisten lassen sich dauerhaft archivieren, dank so genannter Hyperlinks können aus diesen Listen sogar die dazugehörigen Originaldokumente aufgerufen werden.

Die Datenmengen in SAP schwellen an. Intelligente Datenarchivierung („Reorganisation“) über SAP ADK und Ablage über ArchiveLink im Archivsystem schaffen auf Dauer mehr Performance als das Aufrüsten der Hardware und die damit verbundenen erhöhten Betriebskosten.

Archivsysteme, die über ArchiveLink als Schnittstelle mit SAP kommunizieren können, werden regelmäßig durch SAP zertifiziert. Das macht den Einsatz sicherer und garantiert die Kompatibilität zwischen beiden Systemen.

Ergonomie ist ein Baustein optimierter Arbeitsabläufe. Eine gemeinsame Sicht auf Dokumente und Abläufe ist besser.

Bei der Arbeit im SAP System müssen Mitarbeiter auf Daten und Dokumente zugreifen können. Dabei sollten sie die Möglichkeit haben, alle Inhalte auf einer Oberfläche am Bildschirm aufrufen und anzeigen lassen zu können. SAP löst diese Anforderungen über ArchiveLink und NetWeaver. Das Zusammenspiel dieser beiden Komponenten ermöglicht es, Inhalte aus Nicht-SAP Quellen aufzurufen und mit SAP Objekten zu verknüpfen.

So lassen sich relevante Dokumente anzeigen, ohne dass sich Mitarbeiter in weitere Programme etc. einloggen müssen. Dabei bleiben die geltenden Nutzer-Rechte erhalten, so dass nur autorisierte Zugriffe möglich sind. Eine einfache und effiziente Regelung, die für geringere Pflegeaufwände sorgt.

Erweiterbarkeit und Zukunftssicherheit entscheiden bei der Integration von DMS und SAP

SAP-Anwender haben einen wichtigen Vorteil bei der Integration von digitalen Dokumentenmanagement und Archivlösungen — dank der skalierbaren Infrastruktur von SAP ArchiveLink und SAP NetWeaver lässt sich ein System aufbauen, das auch künftigen Anforderungen gerecht wird. So lassen sich auch neue rechtliche Vorschriften leichter umsetzen.

Viele neue Dienste, Anwendungen und Komponenten sind rund um die Themen „SAP und Dokumentenmanagement“ entstanden. Mit dem „Document Viewer“ können Sie alle Dokumente bequem innerhalb des SAP GUI anzeigen und dabei sogar Markierungsfunktionen (Redlining, etc.) benutzen. Der „Document Finder“ ermöglicht den Zugriff auf Dokumente aus anderen Systemen, die keinen direkten SAP-Bezug haben. Das Dokumenten-Verwaltungs-System (DVS) hilft vor allem bei der Dokumentation im technischen Bereich. Das darauf aufbauende SAP Easy DMS bietet die benutzerfreundliche Ablage auch für Office-Dokumente im mySAP PLM.

advice IT liefert Konzepte und Lösungen zur Integration in die SAP-Landschaft.

Wir verfügen über umfangreiches Know how und langjährige Erfahrung rund um das Thema SAP ArchiveLink. Die Stärke einer Schnittstelle zu SAP ist, dass fast alle Lösungen zum digitalen Dokumentenmanagement über ArchiveLink mit SAP kommunizieren können.

Hier macht Sie der Standard unabhängig. advice IT verfügt über Kompetenzen in diversen Produkten zum digitalen Dokumentenmanagement. Der Vorteil für Sie ist, dass wir Sie lösungsoffen und nicht im Sinne einer Software beraten und unterstützen können.

Wenn Sie bereits eine DMS-Lösung in einer SAP-basierten Prozesslandschaft betreiben, dann ergänzen wir die optimale Integration über ArchiveLink. So lassen wir Ihre Systeme miteinander kommunizieren, damit Sie aus beiden Applikationen auf dieselben Dokumente zugreifen und auch Workflow-Vorteile voll nutzen können.

Wenn Sie eine DMS-Lösung im Zusammenspiel mit SAP (neu) einführen möchten, analysieren wir Ihre Anforderungen und die bestehenden Prozesse und beraten Sie die bei der Auswahl der passenden Lösung. Wir erarbeiten ein Integrationskonzept und führen das DMS inklusive SAP Integration ein.

Zu den realisierten Projekten mit SAP Integration über ArchivLink gehört auch die anspruchsvolle automatische Erkennung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Hier arbeiten wir bevorzugt mit Lösungen, die weitgehend selbst auf SAP als Plattform setzen.

Zu den spannenden Anwendungen gehört auch die automatische Vollzähligkeitsprüfung. So klagte eine Spedition über starken „Schwund“ bei rücklaufenden Lieferscheinen. Bis zu 10 Prozent der vom Kunden gegengezeichneten Lieferschein-Durchschläge konnten bei Stichproben nicht mehr aufgefunden werden. Dank eines modifizierten Verfahrens, gestützt auf das Standard-Szenario „Spätes Archivieren mit Barcode“ hat der Kunde nun jederzeit den Überblick.

Nicht zuletzt helfen unsere Lösungen, digitale Akten automatisch mit Dokumenten zu „versorgen“: So werden  im SAP verknüpfte Dokumente auch in der zugehörigen DMS-Anwendung referenziert – ohne dass ein Mitarbeiter diese nochmals scannen oder ablegen müsste.